Con el problema de escasez de talento muchas empresas grandes han tenido que revisar sus Planes de Beneficios. Los planes tradicionales donde el «café para todos» era la norma ya no son válidos. Los nuevos planes de compensación se sustentan sobre dos pilares básicos: flexibilidad y personalización. Algo relativamente sencillo para las pequeñas empresas, pero un auténtico reto para las grandes. ¿Cómo podemos ofrecer esa individualización en una empresa de miles de empleados?
Planes de Beneficios a la carta
Cómo adelantábamos en el webinar «Las 7 claves para el éxito de tu Plan de Retribución Flexible«, un buen plan de beneficios es capaz de adaptarse al momento vital de cada persona. Y eso no quiere decir que desde Recursos Humanos necesitemos un equipo de personas dedicado en exclusiva a la gestión de los planes de compensación de la compañía. Lo solución esta en la digitalización de los procesos.
Comparemos cómo se gestionan dos situaciones idénticas, desde una empresa con un plan de beneficios manual o con uno digitalizado. Lucía, empleada de CorpoTex solicita cheque guardería para su hijo de 1 año:
En la compañía con el proceso más manual, Lucía tiene que mandar un correo a RRHH. Desde RRHH justo cuando empiezan las guarderías (septiembre) están en máximo pico de trabajo y no puede gestionar la solicitud hasta el 1 de octubre. La persona de RRHH tiene que llamar a la guardería, que nunca ha tenido un alumno con Retribución Flexible, y explicar que el pago lo hace la empresa. La persona de la guardería dice que lo tiene que hablar con la Dirección y que vuelvan a llamar mañana. Al día siguiente no cogen el teléfono y entre una cosa y otra llega el 15 de octubre. Cuando la guardería confirma, la empresa que gestiona las nóminas dice que ya están cerradas las nóminas de noviembre y que se tiene que hacer a partir de diciembre. En diciembre justo Lucía se va de vacaciones de Navidad y el importe de la guardería es menor. Tiene que volver a hablar con RRHH, que tiene que volver a llamar a la guardería y gestionar con el departamento de nóminas… Lucía ha dejado de ahorrar varios meses y en RRHH llevan horas de trabajo de gestión.
La digitalización de los Planes de Beneficios
Ahora veamos la misma situación en una empresa con un Plan de Beneficios digitalizado como el de Flexoh. Donde el propio empleado entra en un portal web o móvil y puede configurar su nómina a la carta. Lucía entra en el portal y rellena los datos de su hijo y de la guardería. Para su sorpresa puede poner los importes de los próximos meses, para no tener que entrar cada mes, así que Lucía lo rellena todo. Algunos meses, como diciembre y enero con importes distintos. Cuando envía la solicitud, Flexoh lo recibe y se pone manos a la obra. Cómo es una guardería conocida el tramite se gestiona el mismo día. Como la plataforma esta integrada con el sistema gestor de nóminas a partir del mes siguiente la nómina de Lucía ya esta corregida. Los importes de la guardería salen del sueldo bruto, con su ahorro fiscal. Y los pagos a la guardería se hacen puntualmente de forma automática a principio de mes.
Desde RRHH no se ha perdido ni un minuto gestionando la solicitud. La empleada ha empezado a ahorrar desde el mes siguiente a solicitar la nómina. Puede poner los importes de los próximos meses o editarlos en caso de cambios de última hora. Automatizando todo el proceso para que no haya errores y para que todo sea ágil y flexible.
El equilibrio entre el salario monetario y el salario emocional
Lógicamente, debe existir un cierto equilibrio entre la parte monetaria y la parte emocional del salario de un empleado. Para atraer el talento más buscado y conseguir motivarlo y fidelizarlo la empresa debe trabajar ambos aspectos. Por un lado, es esencial que el salario monetario ente «dentro de mercado». Es decir, no necesariamente tenemos que ser la empresa que más paga. Pero definitivamente debemos de estudiar otras ofertas similares o, incluso, estudios salariales para ver dentro de qué franja debemos movernos. Una vez se establece un salario monetario dentro de lo «razonable» con un sueldo fijo y otro variable por objetivos llega la definición de la parte emocional.
El salario emocional abarca todas las medidas que haga la empresa para «hacer felices» a sus empleados. Desde el horario flexible o el teletrabajo, hasta los planes de carrera o los planes de beneficios. Es muy posible que la persona entrara en la empresa de inicio por la parte monetaria, pero estos factores tienen mucho más peso a la hora de retener talento. Incluso si la persona recibe otras ofertas con sueldos superiores, es muy posible que si está muy satisfecho con su entorno, funciones, jefes, horario, beneficios, etc. decida quedarse.
Comunicación y centralización de los Planes de Beneficios
Otro de los grandes retos de los planes de compensación de las grandes empresas es la visibilidad. La mayoría de empresas tienen muchos beneficios, tantos que el empleado ni sabe lo que hay. Algunas cosas pueden estar en un portal del empleado, otros no. También puede que se hiciera un plan de comunicación en el momento del lanzamiento pero han pasado años y no se ha vuelto a dar visibilidad al plan. Y, por si fuera poco, el proceso para solicitarlo puede ser tan largo y complicado, que muchos que empiezan a solicitarlo lo dejan por frustración en mitad del camino.
De ahí la importancia de que el plan, por muy grande que sea, cumpla tres condiciones:
- Centralizado en único lugar: todos los beneficios deben estar en un único portal, así el empleado puede elegir su nómina a la carta y puede entender todo lo que hay y todo lo que tiene. Además puede valorar beneficios que inicialmente no se había planteado.
- Comunicación frecuente y automatizada: Es esencial mantener la comunicación de los planes de beneficios, tanto por la rotación de la empresa como por los propios cambios que se producen en la vida de los empleados. Puede ser que hace años se interesaran más por el transporte, luego por el restaurante y un par de años más tarde por el seguro de salud. Además, es muy práctico automatizar la bienvenida y las claves de acceso para las nuevas incorporaciones de la empresa.
- Cuidar el proceso para el empleado: Esta claro que los empleados tienen muchas dudas, sobre todo al principio, cuando van a contratar los beneficios. Si el proceso es intuitivo, ven en todo momento cuento se ahorran y, sobre todo, tienen un buen servicio de soporte que les ayude en el proceso es más posible que finalicen la contratación. Cuando el proceso es muy complejo se suelen perder. Si no tienen a quien preguntar las dudas no van a finalizar la contratación . Y si no ven cuanto se ahorran no entienden porque les interesa hacer toda la gestión desde un principio.
Planes totalmente a medida y flexibles
Desde Flexoh, creamos planes de beneficios totalmente a medida para las empresas, digitalizados y flexibles. Además tenemos un cuidado proceso para el empleado, en una plataforma intuitiva, que permite la contratación en pocos clicks. Todo ello visualizando en todo momento la ventaja fiscal. Además la plataforma incluye un chat atendido por nuestros profesionales de Retribución Flexible y Beneficios que acompañan al empleado durante el proceso de contratación. Según todos nuestros clientes migrados, nuestro soporte al empleado es el mejor que han visto nunca ¿Hablamos?