El onboarding de nuevos empleados o el plan de acogida es uno de los momentos más importantes para reducir el coste de incorporar y formar a las nuevas empleados en una empresa. Un buen onboarding tiene múltiples beneficios, para el empleado es fundamental para evitar la típica sensación de «sentirse perdido», con el estrés y la ansiedad asociada. Pero también es fundamental para las compañías, ya que lógicamente el objetivo es lograr que el profesional se adapte lo antes posible a su nuevo entorno, sus funciones y sus compañeros y responsables.
¿Qué debe incluir un buen proceso de onboarding?
Aunque esta claro que los procesos de onboarding no se puedes estandarizar para todas las empresas y puestos de trabajo, si hay puntos comunes que seguramente serán aplicables casi para cualquier puesto:
- Preparación del material antes de la incorporación: es importante que se cuando el profesional se incorpore a la empresa cuente con todo lo necesario. Por ejemplo: puesto de trabajo (espacio y mobiliario), equipos informáticos, claves de acceso, etc.
- Tour por el centro de trabajo y presentaciones: fundamental para el empleado que se incorpora y para que el resto del equipo esté informado sobre las nuevas incorporaciones. Además, ayudará al nuevo empleado a saber donde están sus compañeros, los aseos, el comedor… y a familiarizarse con el entorno.
- Información general de la empresa: Son los datos que cualquier persona que se incorpore a la empresa debe conocer, independientemente del departamento o puesto. Puede incluir detalles como la historia de la empresa, año de creación, socios fundadores, actividad principal. Pero también organigrama, valores de la compañía, normas internas o procedimientos, correos o teléfonos de interés. Y sobre todo, la información del plan de retribución flexible o beneficios disponible. También es importante incluir los diferentes programas informáticos que se utilizan o las redes sociales de la empresa.
- Información específica del departamento: Son datos que se tienen que adecuar según las necesidades de cada departamento. Por ejemplo, el organigrama del departamento, con un resumen de las tareas más importantes de cada persona del equipo. Así como, la forma de trabajar, dudas habituales. O cosas más concretas como correo corporativo, usuarios y claves, persona asignada para la ayudar al empleado a la resolución de dudas.
- Datos relacionados con el puesto: La nueva incorporación debe tener claro desde el principio cuales son sus funciones y tareas. Además de qué se espera de ellos, quien es su jefe y si tiene personas a su cargo.
La formación, la guinda del plan de acogida
Toda esta información se puede facilitar al empleado en un documento, pero es importante que sea complementada a través de una formación. Se puede hacer de forma presencial o online. Para estandarizar el proceso, es mejor que la parte más genérica la realice alguien del ámbito de los Recursos Humanos o del departamento de Formación de la empresa. Mientras que la parte más específica con alguien del departamento, idealmente la persona responsable.
La formación se puede realizar en distintas fases, para que el empleado no se sienta sobre pasado con tanta información. Es mucho mejor que las formaciones se realicen a lo largo de la primera semana, en lugar de hacer un intensivo el día de la incorporación.
El onboarding en tu plan de retribución flexible y beneficios
Cómo ya hemos mencionado, informar al empleado sobre el plan de retribución flexible y beneficios en el plan de onboarding es esencial. En primer lugar, porque es uno de los factores que mayor vínculo genera entre empresa y empleado. El empleado que lo utiliza todos los meses tiene muchas más posibilidades de permanecer en la empresa que uno que no lo usa. Y en segundo lugar, porque seguramente haya sido uno de los beneficios que se han dado a conocer durante el proceso de selección, por lo tanto la persona ya espera que se le ofrezca y lo valora.
Desde Flexoh, entendemos que hacer un buen onboarding, ágil tanto para el empleado como para la empresa, pasa por automatizar todo lo posible. Por eso los clientes que tiene planes de beneficios con nosotros tienen automatizado el acceso a la plataforma de nuevos empleados. Es decir, la plataforma detecta tanto las altas como las bajas de nuevos empleados. Y posteriormente realiza los procesos que hayamos definido con el departamento de RRHH. Desde hacerle llegar un correo con su usuario y contraseña para acceder a la plataforma, hasta webinars o formaciones en video donde nuestros expertos explican qué es la retribución flexible y su plan de beneficios. Como siempre decimos, desde Flexoh nos encargamos de todo, para que desde RRHH tengáis más tiempo para las personas.